Sinais que indicam hora de migrar, custos envolvidos e checklist para uma transição organizada
Se você é MEI ou está começando a empreender, é normal ter dúvidas sobre quando o MEI deixa de ser suficiente e quando é hora de migrar para o Simples Nacional.
Neste guia, você vai entender de forma simples e direta:
- quando sair do MEI,
- como funciona o desenquadramento,
- o que muda na tributação e nos custos,
- e um checklist prático para fazer essa transição com mais segurança.
Quando migrar do MEI para o Simples Nacional?
Migrar quando seu faturamento anual ultrapassar o limite do MEI (atualmente R$ 81.000 por ano) ou quando suas atividades, contratação de funcionários, ou necessidade de benefícios fiscais exigirem enquadramento diferente. Faça planejamento fiscal ao antecipar crescimento para evitar multas e reorganizar impostos, emissão de notas e obrigações contábeis.
Por que a transição exige planejamento?
O MEI é um regime simplificado com alíquotas fixas e obrigações reduzidas. Ao migrar para o Simples Nacional, a carga tributária e as obrigações mudam: existem diferentes anexos, alíquotas variáveis, novas obrigações acessórias e possibilidade de pagar impostos de forma unificada.
Sem planejamento você pode: pagar impostos a mais, sofrer com multas por falta de emissão de notas, errar o CNAE e pagar tributos indevidos, ter problemas com FGTS/INSS ao contratar e perder benefícios do MEI sem aproveitar as vantagens do Simples.
Sinais que indicam que é hora de migrar
- Faturamento anual próximo ou acima do limite do MEI — o limite atual é R$ 81.000 por ano. Ao ultrapassar, o desenquadramento é obrigatório.
- Expansão da carteira de clientes e vendas recorrentes — quando há estabilidade de receita e previsão de crescimento.
- Necessidade de emitir notas fiscais com CNPJ para empresas maiores — clientes corporativos costumam exigir NF-e com CNPJ e Códigos Fiscais específicos.
- Contratação de funcionários — contratação pode ser feita no MEI, mas há limites e o custo trabalhista pode tornar o Simples mais adequado.
- Atividades não permitidas no MEI ou necessidade de novos CNAEs — ampliar atividades pode impedir manutenção do MEI.
- Acesso a crédito empresarial e participação em licitações — em alguns casos, CNPJ enquadrado no Simples facilita linhas de crédito e contratos.
Desenquadramento do MEI: tipos e prazos
Existem formas distintas de desenquadrar o MEI:
- Desenquadramento por faturamento — quando excede o limite anual. A regra define se o desenquadramento é obrigatório no ano do excesso ou no ano seguinte, conforme a data e o valor excedente.
- Desenquadramento por atividade não permitida — se incluir atividade não permitida como MEI.
- Desenquadramento por opção — quando o empreendedor decide migrar voluntariamente para outro regime.
Prazo para desenquadramento por faturamento
Se o faturamento do ano anterior ultrapassar o limite, o MEI deverá recolher os impostos retroativos ao início do ano e será desenquadrado a partir de janeiro do ano-calendário seguinte, ou seja, do primeiro dia do ano seguinte ao excesso.
Impactos tributários da migração
Ao migrar para o Simples Nacional, a tributação passa a seguir tabelas e anexos conforme a atividade e a receita bruta acumulada. Os tributos são unificados em uma única guia (DAS), com alíquotas que variam de acordo com o setor e a faixa de faturamento.
Principais tributos incluídos no Simples Nacional
- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)
- Cofins
- PIS/Pasep
- CPP (Contribuição Patronal Previdenciária) — dependendo do anexo
- ISS (Imposto sobre Serviços)
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)
Importante: a alíquota consolidada no DAS pode ser inferior ou superior ao pagamento anterior como MEI, dependendo de margem de lucro, folha de pagamento e anexo aplicável. Por isso é essencial simular antes de migrar.
Como calcular o impacto fiscal — passo a passo prático
Antes de migrar, faça uma simulação. Siga estes passos simples:
- 1. Levante a receita bruta dos últimos 12 meses — inclua vendas e serviços registrados.
- 2. Identifique o CNAE principal — isso define o anexo do Simples.
- 3. Verifique o anexo aplicável — anexo I a V têm regras distintas (comércio, indústria e serviços).
- 4. Aplique a alíquota efetiva correta — use as tabelas do Simples para a faixa de receita.
- 5. Compare com o custo atual como MEI — inclua DAS fixo e impostos pessoais (se houver).
- 6. Considere folha de pagamento e pró-labore — o Simples pode tornar obrigatório recolhimentos sobre pró-labore e encargos ao contratar.
Exemplo prático resumido
Suponha um prestador de serviços com receita anual de R$ 150.000. Identificado no anexo III do Simples, a alíquota pode variar (faixas) e incluir INSS patronal. Ao simular, observe se o novo DAS é menor ou maior que a soma de impostos que hoje paga como pessoa física. Se maior, avalie ajustar preços ou estrutura de custos antes de migrar.
Documentação e passos contábeis para a transição
A transição envolve obrigações práticas e documentação. Aqui está um checklist básico:
- Atualizar cadastro no Portal do Empreendedor — informar desenquadramento voluntário se for o caso.
- Solicitar auxílio contábil — um contador registra alterações, calcula tributos retroativos e orienta sobre regimes e anexos.
- Emitir eventuais guias atrasadas — recolhimento do INSS e tributos referentes ao período em que ultrapassou o limite.
- Alterar CNAE no registro se necessário — acessar a Junta Comercial ou portal REDESIM conforme estado.
- Regularizar notas fiscais — ajustar CFOP/CNAE nas notas emitidas.
- Formalizar pró-labore — definir remuneração do sócio e recolher INSS sobre pró-labore.
- Registrar e recolher FGTS/INSS de funcionários — caso contrate.
Onde tramitar o enquadramento no Simples?
O pedido de opção pelo Simples Nacional é feito via portal do Simples Nacional (PGDAS) ou através do contador, por meio do Portal do Simples. O processo também envolve atualização cadastral na Receita Federal, Junta Comercial e Prefeitura (para ISS e alvará).
Custos envolvidos na transição
Alguns custos comuns a considerar:
- Honorários contábeis — para implementação e acompanhamento das novas obrigações.
- Custos com software de gestão e emissão de NF-e — se ainda não usar um sistema integrado.
- Recolhimento de impostos retroativos — se houve excedente no faturamento.
- Taxas de registro e alteração contratual — na Junta Comercial, se houver mudança contratual.
- Despesas trabalhistas — FGTS, INSS patronal e demais encargos ao contratar funcionários.
Operacional: emissões de notas, sistemas e contratos
Ao migrar, atualize seus processos operacionais:
- Emissão de NF-e/NFS-e — verifique integrador ou sistema de ERP que aceite o novo regime.
- Contas a pagar e receber — reorganize prazos e fluxo para absorver novos impostos.
- Contrato de prestação de serviços — atualize cláusulas para refletir CNPJ e encargos.
- Banco PJ — abra conta pessoa jurídica para separar fluxo financeiro.
Pró-labore e retirada de sócios
Ao migrar para Simples, a prática recomendada é formalizar pró-labore. Isso evita problemas com a Receita e previdência, além de organizar impostos pessoais do empreendedor.
- Defina valor razoável — compatível com atividade e mercado.
- Recolha INSS sobre pró-labore — a empresa deve recolher contribuição patronal conforme regra do anexo.
- Distribuição de lucros — pode ser isenta de IR, desde que bem demonstrada contabilmente.
Checklist prático: passo a passo para migrar sem erro
Use este checklist como guia rápido.
- 1. Faça a simulação fiscal com um contador (receita dos últimos 12 meses + anexo do Simples).
- 2. Verifique o CNAE e atualize se necessário.
- 3. Regularize eventuais débitos do MEI.
- 4. Solicite desenquadramento no Portal Empreendedor ou aguarde desenquadramento automático por excesso de faturamento.
- 5. Envie pedido de opção pelo Simples Nacional no prazo estipulado (normalmente anual, consulte o período vigente).
- 6. Atualize cadastro na Receita Federal e Junta Comercial.
- 7. Abra conta PJ e organize fluxo financeiro.
- 8. Implemente software de emissão de notas e integração contábil.
- 9. Defina pró-labore e política de retirada de lucros.
- 10. Treine processos internos para emitir DAS, DCTF, e obrigações mensais e anuais.
Erros comuns ao migrar e como evitá-los
- Escolher CNAE errado — consulte contador antes de escolher.
- Não simular tributos — sempre faça projeções financeiras.
- Deixar de regularizar notas fiscais — mantenha emissão atualizada para evitar autuações.
- Separar pouco a conta pessoal da empresarial — abra conta PJ e registre pró-labore.
Ignorar obrigações acessórias — DCTF, DEFIS e outras podem ser exigidas.
Como um escritório virtual pode facilitar a transição
O escritório virtual é uma solução prática e moderna para empreendedores em fase de crescimento. Veja como ele ajuda na transição:
- Endereço fiscal profissional — essencial para formalização e credibilidade.
- Recebimento e digitalização de correspondências — simplifica a gestão documental.
- Serviços administrativos — apoio para contratos, emissão de certificados digitais e orientação básica.
- Flexibilidade — planos escaláveis conforme sua empresa cresce e demanda espaço físico ou coworking.
Checklist final antes de dar o passo
- Simular tributos com contador
- Revisar e, se preciso, alterar o CNAE
- Preparar documentação para Junta Comercial
- Planejar pró-labore e política de distribuição de lucros
- Contratar sistema de emissão de notas e gestão financeira
- Organizar reserva para recolhimentos retroativos e novos impostos
- Considerar escritório virtual para endereço fiscal e apoio administrativo
Conclusão
A transição do MEI para o Simples Nacional é um passo importante no crescimento da empresa e exige planejamento e organização. Com apoio contábil e processos bem estruturados, é possível reduzir riscos e manter o foco no negócio.
Para facilitar essa nova fase, a Athena Office oferece escritório virtual com endereço fiscal regularizado, garantindo mais profissionalismo e praticidade no dia a dia.
